En entornos gubernamentales —donde la toma de decisiones suele implicar múltiples participantes, idiomas y protocolos estrictos— la seguridad, la claridad de comunicación y la flexibilidad son clave.

Pero ¿qué aspectos esenciales deben considerarse en este tipo de sistema?

1. Calidad de audio y claridad de voz en todas las situaciones

La base de cualquier sistema de conferencias es su capacidad para transmitir voz con claridad, sin eco ni ruido de fondo, incluso cuando participan múltiples delegados.

• Los sistemas modernos de conferencia deben ofrecer procesamiento digital de señal (DSP) que reduzca interferencias y garantice una reproducción natural de las voces.
• Algunos equipos de Taiden, por ejemplo, —utilizados en instalaciones de alto perfil con instituciones internacionales— integran audio digital avanzado que asegura cobertura uniforme en reuniones grandes y con necesidad de múltiples cámaras. 

“Es preciso contar con audio claro y cristalino en ambos sentidos de la comunicación, por lo que los sistemas de conferencia cuentan no sólo con micrófonos de calidad y su procesamiento correspondiente, sino también con buenos altavoces, los cuales están incorporados en cada estación, al igual que los micrófonos, siendo capaces de recibir también procesamiento digital en caso de que el integrador lo considere necesario”, explica Luis Ignacio Arcos Jaramillo, Gerente Comercial de navits.

2. Compatibilidad con funciones avanzadas: interpretación e integración

En gobiernos que reciben visitas de delegaciones internacionales o que realizan sesiones multilíngües, es crítico que el sistema soporte interpretación simultánea y múltiples canales de idioma.

• Existen unidades de conferencia avanzadas que cuentan con capacidades para interpretación simultánea y selección de canales de idiomas sin degradar la calidad del audio. 
• Además, la integración con sistemas de votación, señalización de participación y gestión multimedia permite una experiencia completa más allá de simples micrófonos.

“Y naturalmente, se trata de trajes hechos a la medida, pues si el requerimiento sólo incluirá discusión, existen sistemas de conferencias con solamente estas capacidades, pero si la votación e interpretación son necesarias, tenemos también sistemas que se adaptan a cada necesidad: votaciones parlamentarias (Sí / No / Abstención) y de opción múltiple y requerimientos de interpretación en tiempo real desde uno hasta 64 idiomas… ¡simultáneamente!”, detalla Luis Ignacio.

3. Escalabilidad y adaptabilidad según el tamaño del recinto

Un sistema para una sala de juntas pequeña no es lo mismo que uno para un consejo municipal o una cámara legislativa completa.

• Es importante considerar la cantidad máxima de participantes, la posibilidad de expansión futura y la facilidad con que se puede adaptar el sistema a distintos tamaños de sala.
• Existen soluciones que ofrecen desde sistemas compactos y cableados hasta soluciones robustas, inalámbricas o multimedia, con capacidades para cientos de dispositivos, lo que permite ajustar la solución a cada escenario sin comprometer la calidad. 

“Entre ejemplos muy significativos que se han implementado en nuestra región, podemos contar la Sala de Consejo de la aerolínea mexicana Volaris, originalmente con 20 unidades con aplicación de discusión, pero hoy día con un sistema ya compuesto por casi 10 micrófonos más, aprovechando la escalabilidad de las soluciones de Taiden. Es importante no dejar de considerar también a los sistemas inalámbricos de la marca, como el recientemente implementado en el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación en México, que además cuenta con votación parlamentaria, dada la naturaleza propia de las sesiones llevadas a cabo por esta dependencia pública”, exclamó el gerente de la empresa.

4. Integración con tecnologías de gestión y seguridad

En el contexto gubernamental, la seguridad de la información y la integración con sistemas existentes de gestión del edificio, control de acceso y redes corporativas son temas prioritarios.

• Optar por sistemas que soporten protocolos seguros, interfaces de red estandarizadas (como Dante o IP) y gestión remota facilita la administración y protege la infraestructura.
• Algunas plataformas permiten el control vía web y la integración con software de gestión de reuniones, lo que disminuye la necesidad de intervención técnica directa durante sesiones críticas. 

“Los sistemas de conferencia deben permitir además flexibilidad de conexión para la entrega de diferentes formatos de audio y de monitoreo remoto”, agregó.

5. Soporte, formación y mantenimiento continuo

Finalmente, contar con un proveedor que acompañe no sólo durante la compra, sino también durante la instalación, capacitación y mantenimiento continuo, es un factor decisivo para garantizar la correcta operación a largo plazo.

• Los sistemas de conferencia requieren ajustes periódicos, actualizaciones de software y atención a posibles fallas técnicas.
• Tener un socio local que ofrezca soporte especializado puede marcar la diferencia entre una sala que funciona de forma óptima y otra que presenta interrupciones.

Dicho respaldo técnico, que puede abarcar desde servicios preventivos, correctivos y de actualización de equipos, hasta capacitaciones sobre producto y el mencionado acompañamiento en el diseño e implementación de los proyectos, son ofrecidos por navits, dada su figura como distribuidor exclusivo y representante de Taiden para nuestra región.

El impacto de un sistema robusto

Esta información demuestra que, más allá de la tecnología, un buen sistema de conferencias bien especificado y ejecutado puede facilitar diálogos complejos, decisiones colectivas y la participación inclusiva de todos los asistentes.

Elegir el próximo sistema de conferencia no es una decisión trivial, especialmente en contextos gubernamentales donde la comunicación efectiva y segura es crítica para la operación institucional. Considerar calidad de audio, escalabilidad, funciones avanzadas, integración tecnológica y soporte técnico te permitirá tomar una decisión informada y alineada con las necesidades reales del espacio.

¿Y sabes qué? Taiden y Navits estarán presentes en la próxima edición de InfoComm América Latina 2026 para mostrarte todo esto personalmente. ¡Comienza ya a preparar tu participación!

Agradecemos a la empresa LA Equipment and Satori Media por las imágenes provistas de una instalación del sistema de conferencias HCS-3940 para Sala de Consejo en el Municipio de Chimalhuacán, Estado de México.